....

Borgeren oplever en stabil og fleksibel service og føler sig velkommen, mens medarbejderen bruger systemet nemt og effektivt. 

Det er grundtanken bag vores IT-system.

..

The citizen experiences a stable and flexible service and feels welcome, while the employee uses the system easily and efficiently. 

That is the basic idea behind our IT system.

....

....

Én platform

IT-systemet har integration til relevante systemer bl.a.:

• Politiets registre

• Serviceplatformen

• P-data

• Økonomisystemer

• ESDH-systemer

• Nummer- og aftalesystemer

• Betalingssystemer

Det betyder en helstøbt og effektiv oplevelse for både medarbejder og borger. Softwaren er hurtig og pålidelig, og der er kort responstid, da løsningen er placeret på en server hos kommunen.

..

One platform

The IT system is integrated with the relevant systems, such as:

• Police records

• Serviceplatformen (National Service Platform)

• P-data (Civil Registration Number)

• DMS

• ERP systems

• Number and appointment systems

• Payment systems

This signifies an integrated and efficient experience for both employee and citizen. The software is fast and reliable, and the response time is short, because the solution is placed on a server at the municipality.

....

....

Høj grad af automatisering

Systemet benytter sig af Robotic Process Automation, hvor administrative arbejdsgange automatiseres, så der ikke er nogen manuelle arbejdsgange, når borgernes oplysninger håndteres.

Borgerens data hentes automatisk frem på medarbejderens skærm, når borgerens CPR-nummer indtastes – eller sygesikringskortet scannes. Hvis borgeren via selvbetjening har startet sin ansøgning hjemmefra og reserveret tid, startes sagsbehandlingen automatisk op med alle data, når borgeren kaldes frem via kø-systemet. 

Pasansøgninger overføres automatisk til producenten via politiets gateway. 

Systemet er også klar til fuld digital aflevering af kørekort, når dette bliver muligt.

ID-kort og førerkort kan udskrives direkte til kortprinter.

..

High degree of automation

With this system there are no manual work flows, when citizens' information is handled. 

The data of the citizen automatically appears on the employee's screen when the citizen's social security number is entered – or a health insurance card is scanned. If the citizen has started his application from home via self-service and made an appointment, the proceedings are automatically initiated with all data, when the citizen is called to the counter via the queue system.

Passport applications are automatically transferred to the manufacturer via the police gateway. 

The system is also ready for fully digital delivery of driver’s licences, once this becomes possible.

ID and driver cards may be sent directly to the card printer.

....

....

Papirløse ansøgninger

Ansøgninger bliver automatisk digitalt arkiveret i systemet, så personalet slipper for at udskrive og arkivere dem manuelt. Samtidig gemmes en log og statistik med alle transaktioner i fem år – det er muligt at gemme længere tid, hvis det ønskes.

Kørekort

Sagsbehandling af kørekort er nu så understøttet, at fejl er næsten udelukket. Brugeren guides igennem alt fra begrænsninger som følge af sygdom i lægeerklæringen - over beregning og anmærkning af synskoder - til korrekt ombytning af udenlandsk kørekort. Det betyder, at medarbejderen i højere grad kan straks-behandle uden at have dybtgående erfaring på området.

..

Paperless applications

Applications will automatically be digitally stored in the system, so the employees don't have to print and store them manually. At the same time, a log and statistics are saved with all transactions for five years – it is possible to save for longer or shorter, if desired.

Driver's licence

The processing of driver's licences is now supported to a degree where error is almost eliminated. The user is guided through everything from restrictions as a result of the disease in the medical certificate – the calculation and annotation of vision codes – to the correct replacement of foreign driver’s licences. This means that the employee may to a greater extent be able to handle the issue immediately without having in-depth experience in the particular field.

....

....

Hurtigt i gang

Systemet er nemt at komme i gang med, og medarbejderne kan allerede efter 1-2 dages undervisning bruge systemet til at ekspedere borgernes sager – også selvom de ikke har lavet pas, kørekort eller id-kort før.

Samtidig laver systemet automatisk en korrekt opdatering af de centrale pas- og kørekortsystemer (CICS) ud fra de indtastede data, uden at medarbejderen behøver at arbejde i CICS.

Opdaterer automatisk sig selv

Både biometristationer og computersystemer er koblet til kommunens LAN, og softwaren kan vedligeholdes og opdateres automatisk af Biometric Solutions uden at involvere den lokale IT-afdeling. 

..

Up and running quickly

The system is easy to get started on, and after only 1-2 days of training, employees can use the system to process cases – even if they have never made passports, driver’s licences or IDs before.

At the same time, the system automatically correctly updates the Central passport and driver’s licence systems (CICS) based on the data entered, without the employee having to work in CICS.

Automatically updates itself

Both biometric stations and computer systems are coupled to the municipality's LAN, and the software can be maintained and updated automatically by Biometric Solutions without involving the local IT department. 

....

....

Hjælp til begyndere

Systemet er designet til automatisk at overholde gældende regler for ansøgninger. Derfor kan medarbejderen trygt gøre brug af systemets begynder-indstilling, hvor man kun godkender én information ad gangen. Det betyder, at den urutinerede bruger eksempelvis huskes på at tjekke borgerens højde, mens den øvede bruger arbejder hurtigere uden påmindelser fra systemet.

På den måde bliver medarbejderne gradvist trænet i at overskue flere informationer samtidig i systemet, og når de har fået rutine, kan de skifte til den øvede indstilling og spare tid.

..

Help for beginners

The system is designed to automatically comply with applicable rules for applications. That is why the employee may safely make use of the system's startup setting, only approving one piece of information at a time. This means that the inexperienced user is, for instance, reminded to check the citizen's height, while the experienced user works faster without reminders from the system.

In this way, employees will gradually be trained to manage more information in the system at once, and when they have gotten some practice, they can switch to the advanced setting and save time.

....