....

Dokumentboksen ® er primært beregnet til brug i forbindelse med pas. Andre ud- og ind-leveringsprocedurer opbygges efter genstandens beskaffenhed, behov for sikkerhed, mv.

Opstilling kan ske i overvågede områder, som for eksempel på bibliotek eller rådhus. Dette åbner mulighed for øget tilgængelighed i forhold til Borgerservice’ normale åbningstider.

En Dokumentboks opstilling består af et grundmodul og et eller flere skuffemoduler.

Grundmodulet indeholder trykfølsom skærm, CPU, stregkodelæser, CCTV, højtalere, paslæser og annullator (huller passet).

Der er to typer skuffemoduler; til pas med 152 skuffer, og til ”A4” (fx til udveksling af kørelærermapper) med 19 skuffer. Der kan tilsluttes op til 4 skuffemoduler til et grundmodul.

..

When the passport is received from production, the barcode on the back of the newly produced passport is scanned on the dispenser. A drawer will automatically open and the new passport is placed inside. This is repeated for each passport. The drawer is chosen according the the passport owners’ height, ensuring the he/she will be able to reach. Same applies for wheelchair users. When the drawer is closed, an SMS is automatically sent to the passport owner, describing the collection process, and a code is provided, which is to be entered when collecting the document. If the citizen is registered to have a valid (or expired) passport, he/she is instructed to bring this along when picking up the new one.

....

....

Betjeningseksempel, pas

Når borgeren ansøger om pas, tages der stilling til, om det gamle pas beholdes og eventuelt forlænges, samt hvorledes det nye pas ønskes udleveret; sendes hjem; hentes i ekspeditionen i borgerservice eller hentes i kommunens udleveringsautomat. Hvis borgeren for eksempel har visering, som ikke må hulles, skal passet udleveres manuelt, idet Dokumentboksen altid vil hulle gennem hele passet.

..

Apply for a new passport at home

....

....

Pas ankommer

Når pas til afhentning ankommer fra producenten, scannes stregkoden bag på passet med håndscanneren. Her skilles de op i to bunker, nemlig i dem, som skal udleveres manuelt og dem, som skal i Dokumentboks. Når stregkoden skannes vil der automatisk blive udskrevet en ”søge etiket” til de pas, som skal udleveres manuelt. De pas som skal i Dokumentboks scannes herefter ét for ét på den indbyggede scanner. Hver gang et pas scannes, åbner der automatisk  en skuffe, hvor passet lægges i. Systemet vælger en skuffe  efter personens højde (læses i ansøgningen), så man altid kan nå sit nye pas – også fra en kørestol.

Når alle dagens pas er scannet, sendes automatisk en SMS til hver borger om at dokumentet er klar til afhentning i automaten. Hvis der sker en fejl under fyldningen, hvorved et forkert pas lægges i en skuffe, vil dette resultere i at et pas bliver scannet to gange – og når det registreres af systemet, springer samtlige ”dagens” skuffer op, hvorefter opfyldningen startes forfra.

..

Pick up

At the pick up he/she is instructed to place the existing passport in the build-in NFC reader, and provided there is a match with the citizen and the new passport in the dispenser, the old one is annulated (holed) prior to the opening the drawer. If the citizen does not have a passport a further step to authenticate is added to the process.

....

....

Borgeren afhenter

I SMS’en står en 6 cifret kode, som skal bruges, når borgeren afhenter passet. Koden tastes som det først, og hvis der er registreret et eksisterende pas på borgeren, sættes dette nu i automaten, som læser chippen og derved autentificerer borgeren. Når det korrekte pas er sat i automatens paslæser vil det blive annulleret, inden skuffen med det nye pas åbner. Annulleringen indebærer afmelding i pasregistret og hulning af passet, så antenne og MRZ altid rammes uanset, hvordan passet sættes i maskinen.

Har borgeren ikke et eksisterende pas autentificeres med NemID.

Hvis borgeren ønsker at beholde det gamle, annullerede pas, bliver dette udleveret igen – ellers bliver det i maskinen.

Oprydning

Borgerservice kan bestemme hvor længe et pas skal ligge til afhentning i boksen. Dette kan blandt andet afhænge af sæson, så når der er mange pas, ligger de kortere tid. Uafhentede pas frigives gennem en særlig procedure, som også sender SMS til borgeren om at passet er flyttet fra Dokumentboksen til manuel udlevering.

Al instruktion og betjening sker via den indbyggede touch skærm, både for medarbejdere når boksens skal betjenes, og for borgeren når pas afhentes.

..

Citizen pick up

The citizen receives an SMS with a 6-digit code to be used for collecting their new passport. The code is entered using the built-in touch screen on the Document Dispenser. If the citizen has an existing passport registered, it should be inserted into the machine. The Document Dispenser controls the passport by reading the chip and thereby authenticates the citizen. Once the correct passport is inserted into the machine's reader, it will be annulled. When the process has been completed the drawer with the new passport will automatically open. The annulment implies deregistration in the passport register and a puncturing of the passport, disabling the chip antenna and the MRZ code. This action will be executed no matter how the passport is inserted into the machine.

If the citizen does not have an existing passport, he/she is authenticated with a digital ID.

If the citizen would like to keep the old, annulled passport, the Document Dispenser will return the annulled passport to the citizen - otherwise, it is kept in the machine.

Clearance

The Citizen Service can decide how long a passport should be available for pick-up in the Document Dispenser. For example, during periods of high demand, passports will be available for a shorter period. Uncollected passports will be released through a specific procedure. The citizen will be notified via SMS that the passport has been removed from the Document Dispenser and is now available for manual pick up at the Civil Service office.

All instruction and operation are done using the built-in touch screen, both for staff when the Document Dispenser is operated, and for the citizen when passports are collected.
....

....

Hulning af passet

Annullatoren sikrer effektiv hulning af passet. Hullerne er placeret, så de altid rammer både chippens antenne og MRZ koden, uanset hvordan passet sættes ind.

..

Annulling of the old passport

The built in puncher ensures that both the chip antenna and the MRZ code are annulled, irrespectively of how the passport is inserted.

....

....

Passer ind overalt

Skabets meget kompakte mål med en dybde på kun 37 cm, gør at det kan opstillet næsten overalt. Det kan fastgøres både i bagside og bund. Dermed er det også muligt at opstille flere ”sæt” bokse ”ryg-mod-ryg” frit i et lokale, hvis det ønskes.

Dimensioner:

• Grundmodul: H 180 (heraf sokkel; 25) x B 40 x D 37 cm

• Skuffemodul, “A4”: H 180 (heraf sokkel; 25) x B 40 x D 37 cm
  Skuffestørrelse: H 6 x B 35,5 x D 24 cm

• Skuffemodul, “Pas”: H 180 (heraf sokkel; 25) x B 68,5 x D 37 cm
  Skuffestørrelse: H 2,4 x B 14 x D 23,5 cm

..

Intuitive and functional

All instructions are given via the build-in touch screen in the base unit, which also contains CPU, barcode reader, passport-reader, CCTV, loudspeaker and annulator (stamping holes). The base module is connected to one or more “dispenser” modules with either 152 drawers (for passports, keys, ID-cards, etc) or 19 drawers (larger “A4” size items, such as documents, laptops, etc.).

....

….

Andre ud- og indleveringer

Modulet med store skuffer indeholder 19 styk. De indvendige mål er 6 cm i højden x 35,5 cm i bredden x 24 cm i dybden. Der er plads til for eksempel kørelærer mapper, A4 ringbind, laptop pc’er, mv. Skufferne har foran et lille hul i bunden, så man med en finger kan skubbe genstanden op, så den er let at få fat på.

Den tilhørende software giver mulighed for udlevering og indlevering af en lang række genstande.

Processerne kan konfigureres med forskellige grader af sikkerhed, alt efter hvad der er tale om. Der er lavet en række prækonfigurerede processer for en række forskellige opgaver, bl.a. ind- og udlevering af kørelærer mapper, laptops, m.fl. 

Der er desuden mulighed for at de små skuffer i det store skuffemodul, kan benyttes til andet end udlevering af pas. De kan benyttes til ind- og udlevering af fx sundhedskort, kørekort, mobiltelefoner, nøgler, billetter og andre mindre genstande. 

Dette udvider Dokumentboksens anvendelighed, så den kan skabe endnu mere værdi på tværs af flere af kommunens forskellige afdelinger. 

..

Other deliveries and retrievals

The module with large drawers contains 19 drawers. The internal dimensions are 6 cm high x 35.5 cm wide x 24 cm deep. There is space for, for example, driving instructor folders, A4 ring binders, laptop PCs, etc. The drawers have a small hole at the front of the bottom so that you can easily push the item up with a finger to make it easy to collect.

The integrated software enables you to retrieve and deposit a wide range of items.

The processes can be configured with different levels of security depending on the item. A number of pre-configured processes have been created for a variety of tasks, including the delivery and retrieval of driving instructor folders, laptops, etc. 

There is also a possibility to use the small drawers, in the large drawer module, for other purposes than issuing passports. They can be used for the insertion and removal of items such as health cards, drivers licences, mobile phones, keys, tickets and other small items.

This extends the possible usage scenarios of the Document Box. Allowing it to create even more value across several of the municipality's different departments.

….